Lexique de la copropriété

Vous avez reçu la convocation à l’AG ? L’appel de charges du Syndic ? Vous connaissez les membres du conseil syndical ?

Autant de questions auxquelles vous devrez répondre en intégrant une copropriété. Vérifions ensemble que vous maîtrisez les grands principes à connaître pour échanger avec vos voisins !

Syndicat de copropriété : c’est le groupement de tous les co-propriétaires d’un immeuble. C’est une entité juridique à part, au même titre qu’une société. Dès que vous acquérez un appartement dans une copropriété, vous faites automatiquement partie du syndicat de copropriété.

L’assemblée générale ou AG : c’est la réunion de tous les copropriétaires qui se tient une fois par an, lors de laquelle se prennent les décisions. Les votes sont comptabilisés en fonction des parts dans la copropriété. Ces parts s’appellent les tantièmes et sont calculées par l’administration du cadastre. Sachez qu’en cas d’indisponibilité lors de l’AG, vous pouvez vous faire représenter et confier votre “pouvoir” à un voisin ou au syndic. Il est obligatoire de tenir au minimum une AG par an et ce qui s’y décide doit être consigné dans un PV signé par toutes les parties. Cela aide au suivi de la gestion de l’immeuble au fil des années, surtout en cas de changement de syndic ou de changements de propriétaires.

Conseil syndical : il est composé d’un petit nombre de copropriétaires élus en AG. Il assiste le syndic, contrôle son action et assure la liaison avec l’ensemble des copropriétaires. Il peut parfois recevoir des prérogatives élargies de la part du syndicat des copropriétaires.

Syndic : le syndic est le représentant légal de la copropriété. Il est mandaté par le syndicat de copropriété pour exécuter les décisions prises en AG.

Avoir un syndic est-il obligatoire au Luxembourg ?

Oui, avoir un syndic est obligatoire. Toutefois dans les copropriétés de moins de 10 lots, il n’est pas obligatoire d’avoir un syndic professionnel indépendant. Le syndic peut être l’un des copropriétaires, exerçant cette fonction de façon bénévole.

Rôle et obligations légales du syndic

Le rôle du syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole, est encadré par la loi et s’articule autour de 3 missions :

• Administrative : s’assurer de disposer des autorisations nécessaires auprès de l’administration pour tout changement de répartition de la propriété.
• Comptable : tenir une comptabilité en ordre, anticiper les dépenses.
• Technique : œuvrer à la conservation de l’immeuble. Décider de changer la chaudière si celle-ci nécessite régulièrement d’importants frais d’entretien par exemple.

"S’assurer de disposer des fonds nécessaires pour correctement entretenir la copropriété et payer les factures est le rôle majeur pour le syndic. C’est particulièrement important dans un contexte de forte hausse des prix du gaz tel que nous le connaissons actuellement", explique Marjorie Drapier, responsable syndic-gestion locative chez INOWAI.

Les règles de votes en AG

Lorsque le syndic est bénévole, il arrive que les règles de vote en AG ne soient pas respectées, par simple méconnaissance du droit.

Ainsi, il existe différentes règles selon les types de demandes formulées. Ces règles de majorité s’expriment en millième.

Unanimité : L’ensemble des copropriétaires présents ou non à l’AG doivent être d’accord pour des changements tels que la modification de la répartition des charges (selon le règlement de copropriété). Par exemple, si on décide que les propriétaires du rez-de-chaussée ne contribuent plus aux frais d’entretien de l’ascenseur. La vente de parties communes nécessite également l’accord de tous.

Majorité des 3/4 : La majorité des 3/4 de tous les copropriétaires présents ou non est requise pour la modification du règlement de copropriété ou des travaux de transformation.

Majorité absolue : On parle de majorité absolue lorsque la majorité de tous les millièmes (présents ou non) ont voté pour. Ce vote est requis pour la désignation ou la révocation du syndic, les autorisations à donner à certains propriétaires comme l’installation d’une marquise ou d’un satellite privé par exemple ainsi que les travaux d’amélioration.

Majorité simple ou relative : On parle de majorité simple quand la moitié des personnes présentes à l’AG ou représentées sont pour. Ce vote est requis pour l’approbation des comptes, du budget annuel, des travaux d’entretien ou de réparation comme réparer la chaudière par exemple.

Quelles sont les principales incompréhensions au sujet de la copropriété ?

Toute installation privative est soumise au vote de l’assemblée. Vous souhaitez installer une pergola ? Une borne de recharge sur votre place de parking ? Il va falloir solliciter l’autorisation des copropriétaires au cours de l’AG.

Le syndic doit être prévenu en cas de problème. Gardez en tête que, contrairement à vous, le syndic ne vit pas forcément sur place. En cas de dysfonctionnement, pensez à le prévenir au plus vite ainsi que le conseil syndical qui suivra l’évolution du dossier.

Tout problème ne relève pas du syndic. Le syndic gère les parties communes mais pas ce qui est privatif. Votre radiateur fuit ? Appelez un plombier. Il n’y a qu’en cas de problème sur l’installation qu’il faudra en avertir le syndic. Votre voisin se gare sur votre place de parking ? Demandez-lui de respecter votre droit de propriété, le syndic n’est pas compétent sur les litiges qui relèvent des parties privées.

En cas de sinistre, tout le monde paie. La porte de garage a été abimée sans que l’on sache par qui ? Quelqu’un a laissé un vieux frigo dans la cour ? Sans pouvoir identifier l’auteur du problème causé, c’est l’ensemble des copropriétaires qui paiera pour la réparation de la porte ou l’évacuation des encombrants.

Le coût des gros travaux doit être anticipé. A partir d’octobre 2022, en fonction de la classe énergétique du bâtiment, chaque copropriétaire devra cotiser un certain montant sur un fond travaux qui sert à anticiper une rénovation onéreuse : toit, façade, isolation thermique etc.

Quels sont les tarifs d’un syndic professionnel ?

Les prix d’appel se situent autour de 20€ à 40€ par mois et par lot. Le marché de la gestion des copropriétés fait l’objet d’une forte compétition sur les prix.

"Les honoraires du syndic doivent être calculés par rapport à l’état de l’immeuble et aux attentes des copropriétaires. Si l’immeuble nécessite de gros travaux, le prix sera revu à la hausse pour vous accompagner efficacement dans la sélection du meilleur prestataire", explique la responsable syndic d’Inowai.

Pour ceux d’entre vous qui choisissent le prix le plus compétitif, un conseil, lisez bien le mandat du syndic choisi pour détecter d’éventuels frais cachés. Demandez-vous par exemple si les assemblées générales extraordinaires sont facturées en supplément et à quel coût. Si les frais de convocation d’AG et autres envois de documents papier sont inclus. Y-a-t-il une commission appliquée par le syndic sur les travaux votés en AG ? Ces “services additionnels” pourraient bien faire flamber les coûts qui apparaissaient attractifs de prime abord.

Outre les honoraires du syndic, il existe d’autres points de frustrations fréquents pour les copropriétaires.

Quelle assurance en copropriété ?

L’assurance de la copropriété assure le bâtiment, tandis que l’assurance de chaque propriétaire sert à couvrir le contenu de l’appartement.

En cas d’incendie, c’est donc l’assurance de la copropriété qui couvrira le bâtiment, tandis que vos biens personnels seront couverts par votre assurance habitation.

Pensez à bien mentionner à votre assureur que vous vivez en copropriété pour éviter des doublons dans votre assurance habitation. Indiquez-lui toute amélioration que vous auriez réalisée dans votre logement, par exemple l’installation d’une cuisine intégrée ou d’une baignoire thalasso. Pensez également à intégrer le prix de vos meubles design, bijoux, matériel informatique dans le montant du contenu que vous assurez. Deux articles peuvent vous y aider :

5 points d’attention avant de souscrire votre assurance logement

10 signes que votre contrat d’assurance n’est plus d’actualité

N’oubliez pas que votre assurance individuelle est aussi celle qui vous protège en cas de dommages causé à des tiers : si une de vos jardinières tombe sur la voiture du voisin par exemple.

Merci à INOWAI, agence immobilière et syndic professionnel au Luxembourg pour leur précieux éclairage.